Кээде сиз ар кандай адамдарга жөнөтө турган катты түзгүңүз келиши мүмкүн, бирок анын айрым бөлүктөрүн ар бир адресатка жекелештирүүнү каалайсыз: саламдашуу, аты, дареги ж.б. тил менен айтканда, бул чындыгында оңой болгон форма тамгасын түзүшүңүз керек.

Формалык каттар менен баштаардан мурун, сиз камтылгыңыз келген бардык талаалар менен маалымат базасы орнотулгандыгын текшерип алыңыз. Маалыматтар базасы аталышы, фамилиясы, дареги ж.б. үчүн мамычалары бар Excel таблицасы сыяктуу жөнөкөй болушу мүмкүн.

Word маалыматтарды Excel, Access жана тексттик документтерден импорттой алат. Эгер сизде маалымат базасы орнотула элек болсо, аны ар дайым Word ичинде түзсөңүз болот, мен аны кантип жасоону көрсөтөм.

Word формасында каттарды түзүңүз

Баштоо үчүн, стандарттуу текстти камтыган документти төмөндөгү Christmas Christmas тамгасы сыяктуу жасаңыз:

Bare Letter

Анын кандайча саламдашуу, дарек жана башкалар жок экенине көңүл буруңуз, анткени булар кийинчерээк форма катындагы талааларга кошулат. Биринчи нерсе, Жөнөтүү постунда Алуучуларды тандоо баскычын чыкылдатыңыз:

Алуучуларды тандаңыз

Бул жерде сиз кат алган кишилерди кошосуз же тизме маалымат базасынан импорттойсуз.

Алуучунун түшүүсү

Эгерде сиз Word'тин ичинде тизмени түзгүңүз келсе, анда Жаңы тизме түрүн чыкылдатсаңыз болот. Импорттоо үчүн, Учурдагы Тизме колдонуу баскычын чыкылдатыңыз. Бул мисалда, биз тизмени гана жазып чыгабыз.

Даректер тизмеси

Эскертүү: Кабыл алуучулардын тизмесин сактоого барганда, Word сизден катуу дискиңизде жайгашкан жерди түзүүнү сунуш кылат, ал маалыматтарды сактайт.

Кабыл алуучулардын тизмесин сактап койгондон кийин, азыр Таркатма ленталардагы көптөгөн белгилер басылып чыкса болот.

Форма катыңызга тилкелерди кошууну баштоо үчүн, документтин кайсы жерин белгилеп, кайсы жерге жайгаштыргыңыз келсе, андан кийин Даректер Блокун чыкылдатыңыз.

Дарек Блок

Бул Даректи кыстаруу диалогун ачат.

Демейки форматка өтүү үчүн OK баскычын чыкылдатып, сиз мындай көрүнүштү алышыңыз керек:

Дарек блогу киргизилди

Андан кийин, текстти сапка жылдыруу үчүн Дарек Блокунан кийин Enter кошуп, Саламдашуу сабы сүрөтчөсүн чыкылдатыңыз:

Salom Line Icon

Бул саламдашуу сабын кыстаруу диалогун ачат.

саламдашуу сөзү

Дагы бир жолу, демейки форматка өтүп, OK баскычын чыкылдатыңыз.

Андан кийин, ал жерде айтылгандарга көңүл буруңуз чычканды оң баскыч менен чыкылдатып, Абзацты тандап, ошол эле стильдеги абзацтардын арасына бош орун кошпоо жанындагы кутучаны белгилеңиз.

Бул болсо, анын ар бир бөлүгүнүн ортосунда бош сызык болбостон, дарек блогун биргелешип туура жайгаштырууга жардам берет.

бош сөз кошпоңуз

Андан соң, Тасмадагы Таркатуулар өтмөгүндө жайгашкан Натыйжаларды алдын-ала көрүү сүрөтчөсүн чыкылдатыңыз.

алдын-ала жыйынтыктар

Дарек блогунун көрсөткүчүнүн ордуна, азыр Word документинде келтирилген чыныгы мазмунун көрүшүңүз керек.

First Preview

Алдын ала көрүүнү бүтүргөндөн кийин, Алдын ала көрүүнү өчүрүү үчүн, Натыйжаларды алдын-ала көрүү сүрөтчөсүн чыкылдатыңыз. Андан кийин, башка талааларды кантип кошууну билүү үчүн, өткөн-кеткенди чыкылдатыңыз учурдагы абалыңызды аныктоо үчүн документиңизде, андан кийин Бириккен талаа кыстаруу сөлөкөтүн чыкылдатыңыз.

Тез замандаштыруу талаасы сүрөтчөсү

Сиз мындай нерсени алышыңыз керек:

Тез талаа

Өлкө же Аймакты тандап, андан кийин Кыстаруу баскычын чыкылдатыңыз.

Талаа бириктирилди

Анын көрүнүшүн көрүү үчүн Натыйжаларды алдын-ала көрүү сүрөтчөсүн дагы бир жолу чыкылдатып көрүңүз. Менин мисалым төмөндө:

Country Added Previews

Эми форма тамгасы туура орнотулгандыктан, эрежелерди орнотуу сыяктуу көбүрөөк өнүккөн нерселерди жасай аласыз. Эрежелер айрым алуучулар үчүн бир нече текстти көрсөтүүгө жана башкаларга жашырууга мүмкүндүк берет. Баштоо үчүн, Эрежелер кнопкасын чыкылдатыңыз.

Эреже

Суроо, толтуруу ж.б. сыяктуу бир нече варианттары бар ачылуучу менюны көрөсүз.

Эрежелерди түшүрүү

Биздин мисал үчүн, Төмөнкү диалогго алып баруучу If… Андан кийин… тандап алалы:

почта бириктирүү эрежелери

Талаа атын: Country_or_ Аймак деп өзгөртүңүз жана Салыштыр: талаасына АКШ териңиз. Андан кийин, бул текстти салыңыз жана Болбосо, бул текстти киргизиңиз деген кутучаларга бир аз текст кошуңуз.

Бул мисалда, эгер алуучу АКШда жашаса, анда алар Merry Christmas текстин алардын катына кошушат, ал эми калган адамдар Seasons Greetings билдирүүсүн алышат.

ОК баскычын чыкылдатып, анан Натыйжаларды алдын-ала көрүү баскычын чыкылдатканда көрүнөт.

Merry Christmass билдирүүсүн кошуңуз

Андан кийин, Натыйжаларды алдын-ала көрүү бөлүмүнө көңүл буруңуз:

Натыйжаларды көрүү бөлүмү

Бул жерде сиз номердин сол жана оң жагындагы жебелер баскычтарын басып, жөнөтүлүп жаткан тамгалардын бардыгын жылдырасыз. Ошентип, каттарыңыздын бардыгы басып чыгаруудан же электрондук почтага жөнөтүүдөн мурун түз эле көрүнүп турганына ынансаңыз болот.

Эскертүү: Эрежелердеги дал келүүчү талаалардын менюсун тандоо, кабыл алуучулардын тизмесиндеги аталыштар менен маалымат базасындагы талаа аталыштарын дал келтирүү үчүн.

Документиңизге талааларды каякка киргизгениңизди билүү үчүн, Бирдиктүү талааларды баса белгилөө баскычын пайдаланыңыз.

Бөлүмдөрдү бөлүп көрсөтүү

Бул сиздин каалаганыңыз боюнча күйгүзүп жана өчүрө турган которгуч. Акырында, өз катыңыз менен жактырган соң, Аяктоо жана бириктирүү сүрөтчөсүн чыкылдатыңыз:

Аяктоо жана бириктирүү

Бул ачылуучу менюны үч вариант менен алышыңыз керек.

Аяктоо жана Төмөн түшүрүү

Word түзүп, бардык каттарыңызды бир чоң документке бириктирип, басып чыгаруудан же электрондук почта катары жөнөтүүдөн мурун карап көрө турган Жеке документтерди түзөтүүнү тандаңыз.

Көрүнүп тургандай, Word менен форма тамгаларын түзүү мурдагыдай эле кыйын болуп калды жана документтерди тез жана оңой түзүп, жөнөтө аласыз. Эгер кандайдыр бир суроолоруңуз болсо, комментарий берсеңиз болот. Enjoy!